Organiser une fête, un événement, un séminaire requiert une bonne logistique et des prestataires de qualité. L’agence événementielle peut vous aider à parfaire vos événements et à se conformer à votre budget de départ.

La planification de votre événement

Lors de cette étape, il n’est pas rare de voir des particuliers ou professionnels faire appel à une entreprise d’événementiel. C’est la phase de l’organisation d’une animation d’événements ou d’une éventuelle scénographie. Il faut donc penser à la logistique, à l’aspect audiovisuel, à l’éclairage, aux mobiliers. L’agence d’événementiel se chargera aussi de faire appel aux meilleurs prestataires et fournisseurs pour une organisation événementielle parfaite et à l’image de marque de votre entreprise. Il est temps également de penser à l’éventuel accueil de votre prestataire événementiel et des autres fournisseurs.

Choisir le lieu de votre événement

Lors des préparatifs de vos événements privés ou professionnels, il est important de trouver un lieu à la fois atypique et prestigieux pour marquer les esprits. Il doit être facilement accessible et doit être assez grand pour accueillir l’ensemble de vos convives. Dans le cadre d’une bonne gestion événementielle, une visite des lieux est recommandée pour :

• Définir les modalités d’annulation ;
• Connaître si le choix du traiteur est libre ou non ;
• Savoir s’il est possible de lancer de la musique ;
• Connaître l’accessibilité des lieux.

Choisir une date adaptée lors de l’organisation evenementiel

Lors de l’organisation d’événements et pour une bonne logistique, vous pouvez faire appel à une agence événementielle qui vous aidera dans le choix du lieu et de la date. Vous devez donc cerner quels types d’événement seront organisés le jour choisi. Ne sélectionnez pas le lundi, ni le vendredi (rapproché du weekend ! Vous ne savez pas ce que les invités prévoient de faire). En ce qui concerne l’heure, l’organisation d’un évènement est préférable en soirée, surtout dans le cadre d’un lancement de produit suivi d’un cocktail dînatoire ! Cette page vous permettra d’en savoir plus sur l’organisation événementiel.

Etablir la liste des invités et lancer les invitations

Que ce soit lors de mariages, de soirées de gala, d’inauguration, de séminaires, de salons, de team building ou encore de colloques, vous vous devez de dresser une liste de convives : Vos proches, vos partenaires d’affaires, vos fournisseurs, les journaux locaux… Faisant partie du marketing événementiel, le plan de communication de votre événement n’est pas à négliger. Vous pouvez inviter des personnes en sus car personne n’est à l’abri d’imprévus et des désistements de dernière minute !

Le jour J : un moment crucial

Le métier d’organisateur d’événements n’est pas toujours aussi rose, que ce soit un wedding planner ou un organisateur d’événements d’entreprise. Après des semaines voire des mois de préparation, il est temps de faire vivre aux convives un événement original et sur mesure.

C’est son rôle de vous offrir un événement clé en main et de tout faire en sorte qu’il soit réussi.

Mais pourquoi faire appel à des agences événementielles ?

Pour une soirée d’entreprise, un team building ou un lancement de produit, une agence de communication peut vous aider. Tout d’abord, vous bénéficierez de l’expertise d’un chef de projet évènementiel et vous savez que votre projet événementiel est entre de bonnes mains.

Rigoureux, le professionnel de la création d’événements vous promet des festivités authentiques tout en vous permettant de bénéficier d’une stratégie de communication hors pair. La fête sera à votre image et répondra parfaitement à votre stratégie marketing et communication. En plus, il se chargera de l’organisation de vos événements, mais en fonction de votre budget. En tant qu’organisateur de la soirée, il vous dénichera les meilleurs prestataires.

Enfin, l’expert en événementiel d’entreprise vous fera gagner du temps peu importe le types d’évènements à préparer : événements sportifs, salons professionnels, journée incentive, autres événements professionnels ou privés, organisation de soirées. Vous n’aurez donc pas à vous occuper du choix de traiteurs, de la sonorisation, de l’éclairage, recherche d’hôtesses. Focalisez-vous sur votre communication événementielle.